PASOS PARA ELAVORAR UNA BASE DE DATOS:

lo ideal seria comprar un buen libro, access sencillo con respecto a otras bases de datos, pero no tanto como para explicarlo todo en un post

a grandes razgos te digo..

diseña en papel tus tablas y relaciones
crea la estructura de las tablas necesarias
crea todas las relaciones necesarias
crea las consultas que te puedan ser utiles
crea los formularios
programa los formularios
crea los informes que necesites